what is work operating system
Tutorial de la herramienta de gestión del trabajo del sistema operativo de trabajo (SO de trabajo):
¿Qué es un sistema operativo de trabajo?
Un sistema operativo de trabajo (work OS) es una plataforma de software común basada en la nube para el trabajo donde los equipos planifican, organizan, ejecutan y realizan un seguimiento del trabajo diario, que comprende flujos de trabajo, proyectos, iniciativas, épicas y tareas.
Al utilizar esta herramienta, los equipos pueden alcanzar sus objetivos compartidos mientras están sincronizados con las métricas, los puntos de referencia y los procesos en su lugar de trabajo.
Al ser un líder de equipo, nunca es fácil administrar y realizar un seguimiento del trabajo. Usted es responsable de garantizar que los proyectos, los procesos y el trabajo diario se entreguen dentro de los plazos, el presupuesto y los recursos definidos. Pero, en el entorno de trabajo complejo y acelerado de hoy, administrar el trabajo es realmente un desafío.
Un líder de equipo eficaz necesita unir al equipo, coordinarse con varias personas de diferentes equipos, lidiar con diferentes opiniones e ideas sobre el trabajo y asegurarse de que el trabajo se realice de manera organizada.
Como líder o gerente, es posible que deba interactuar con personas de una variedad de equipos internos y externos, y también con equipos que se encuentran en ubicaciones en el extranjero. Por lo tanto, debe superar las barreras causadas por las diferencias de zona horaria, correos electrónicos de ida y vuelta, largas llamadas de Skype, demasiadas hojas de cálculo, etc.
Además, cuando los miembros del equipo utilizan diferentes plataformas para la comunicación, la documentación y la gestión del trabajo, se vuelve realmente difícil consolidar el estado, obtener la imagen correcta del trabajo y cumplir con los plazos.
Lo que vas a aprender:
- Una descripción completa del sistema operativo del trabajo
- Principales proveedores de SO de trabajo
- Conclusión
Una descripción completa del sistema operativo del trabajo
Para hacer frente a todos los desafíos involucrados en el lugar de trabajo y hacer que su trabajo suceda de una manera organizada y sistemática al tiempo que garantiza la transparencia y la colaboración efectiva, la mejor manera es tener un sistema operativo de trabajo eficiente y confiable implementado en su lugar de trabajo.
En este tutorial, lo guiaremos a través de un recorrido por el sistema operativo de trabajo: qué es, cómo funciona, cuáles son sus beneficios y casos de uso junto con los mejores sistemas operativos de trabajo que pueden ayudarlo a mantenerse organizado y facilitar una colaboración efectiva en trabaja.
El trabajo OS une a todos bajo un mismo techo
Como gerente o líder de equipo, debe ser consciente de las amenazas de los silos organizacionales. Los silos ocurren en una empresa cuando los departamentos o equipos no comparten información, objetivos, prioridades, herramientas y procesos entre sí.
Esta mentalidad afecta las operaciones comerciales y la colaboración débil dificulta que los equipos tomen decisiones basadas en datos, baja la moral de los empleados y causa el fracaso general de una empresa o de sus productos, servicios y cultura.
Un buen sistema operativo de trabajo derriba los silos organizacionales al ofrecer a todos los equipos y departamentos una plataforma compartida común en la que las partes interesadas, los miembros del equipo, los gerentes y los líderes pueden buscar todo lo que quieran relacionado con el proyecto. Existe una única fuente de verdad y todos tienen acceso a la misma información mientras planifican y trabajan en las tareas.
El sistema operativo del trabajo es un centro centralizado para compartir datos, y hace mucho más que eso. Es un centro de trabajo integral que reúne todas las facetas del trabajo, es decir, proyectos, programas, iniciativas, ideas, epopeyas, herramientas, procesos, métricas colectivamente en un solo lugar donde toda la información es fácilmente accesible.
Este centro centralizado mantiene a todos en la organización conectados, alineados y enfocados en el trabajo que impacta a los ejecutivos y trabajadores en todos los niveles de la organización. También ayuda a garantizar que las metas individuales y departamentales estén alineadas con las metas organizacionales.
Necesidad y tipos de sistema operativo de trabajo
Las ofertas de SO de trabajo han surgido en este entorno de trabajo acelerado. Los equipos deben ser realmente rápidos, multifuncionales, autónomos, colaborativos, altamente productivos y eficientes para vencer a la competencia y brindar experiencias de cliente de primer nivel.
Para manejar este tipo de entornos de trabajo complejos y cambiantes donde la colaboración es de gran importancia, se necesita un sistema operativo de trabajo para que todo el trabajo y los artefactos relacionados se puedan mantener en un solo lugar y sean fácilmente accesibles para todos.
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En los últimos tiempos, varias tendencias universales en las organizaciones de TI y basadas en el conocimiento también han excedido la necesidad de este sistema operativo.
Estas tendencias incluyen:
- Agilidad empresarial / uso de metodología ágil : En estos días, las organizaciones están adoptando una metodología ágil para mantenerse flexibles y adaptables para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes. Las organizaciones están experimentando una transformación digital para lograr la agilidad empresarial con una jerarquía plana y equipos independientes.
- La democratización de la gestión de proyectos : A medida que avanzamos hacia el concepto de equipos autónomos, se esperan habilidades de gestión de proyectos de todos los empleados. Por lo tanto, un sistema operativo de trabajo ayuda a mantener sincronizados los KPO del individuo, el equipo y la organización.
- La transformación digital causa con frecuencia silos de datos: Las empresas utilizan diversas tecnologías nuevas para gestionar el trabajo y optimizar los procesos. Sin embargo, hay algunos departamentos y funciones dentro de una organización que continúan usando sus propias herramientas especializadas como CRM para ventas, ERP para finanzas, etc. Estas herramientas se desconectan, lo que lleva a silos de datos en la organización.
- La colaboración entre equipos es desafiante, a pesar de las mejoras tecnológicas: Dado que la propiedad de los procesos y la información se distribuye entre ubicaciones y zonas horarias, los lugares de trabajo remotos necesitan una forma de gestionar esta complejidad y ser más rápidos y adaptables.
- Equipos autónomos e independientes: El concepto de equipos autónomos e independientes en ágil a veces da como resultado mini organizaciones dentro de una gran organización. Los equipos comienzan a funcionar de forma autónoma sin la colaboración de otros equipos y sin sincronizarse con los objetivos comerciales. Esto da como resultado silos de datos, silos colaborativos y silos operativos.
work OS da paso a la organización para lograr agilidad organizacional, transformación digital, colaboración entre equipos y equipos independientes, sin crear silos.
Tipos de trabajo Sistemas operativos
Las ofertas de sistemas operativos de trabajo varían desde versiones generalizadas a especializadas. Puede existir el tipo generalizado de sistemas operativos de trabajo con máxima flexibilidad que sirven a varios niveles / horizontales en cualquier organización en todas las funciones.
También puede haber un sistema operativo de trabajo especializado diseñado explícitamente para verticales como manufactura, atención médica, finanzas, educación, venta minorista, medios, construcción, etc.
¿Para quién es Work OS?
Por supuesto, un sistema operativo de trabajo es muy útil para que los gerentes y líderes logren administrar el trabajo de manera eficiente, sin embargo, los usuarios de este sistema operativo son todos en toda la organización. Es adecuado para equipos de todos los tamaños, ya que es flexible para satisfacer las necesidades de cualquier proceso, tarea o flujo de trabajo.
En lugar de cualquier subgrupo específico, está diseñado para todos los empleados de una organización. Por lo tanto, ya sea un desarrollador, evaluador, miembro analista de un equipo ágil, líder de equipo, gerente de proyecto, gerente de programa, parte interesada, jefe de departamento o incluso un ejecutivo de nivel C, todos pueden beneficiarse de esta herramienta.
La oferta de dicho software se puede emplear en todo tipo y tamaño de empresas, desde pymes (pequeñas o medianas empresas) hasta empresas. Un sistema operativo de trabajo proporciona diferentes niveles de funcionalidades que variarán en la facilidad de uso y la flexibilidad.
Capacidades y características de un sistema operativo de trabajo
Un sistema operativo de trabajo eficaz debe poseer las siguientes capacidades y características:
- Flujos de trabajo personalizables: Debería permitirle personalizar los flujos de trabajo para que se ajusten a las diversas necesidades de las personas, los equipos y las organizaciones. Emplea bloques de construcción operativos para permitir a los usuarios crear flujos de trabajo y obtener datos. Los usuarios pueden dividir y reconstruir flujos de trabajo para hacer frente a la creciente complejidad a lo largo del tiempo y atender una amplia gama de aplicaciones y equipos.
- Automatización del flujo de trabajo: Debería tener la capacidad de automatizar trabajos repetitivos. Esto tiene como objetivo eliminar el error humano y el esfuerzo manual redundante. La automatización ocurre tanto dentro del sistema operativo como en las aplicaciones y herramientas que utilizan los equipos. Esta automatización no requiere código y está básicamente destinada a que los usuarios empresariales reduzcan el trabajo operativo manual y se centren en lo que realmente importa.
- Uso en toda la organización: Preferiblemente, debe ser lo suficientemente flexible para hacer frente a todo tipo de trabajo dentro de la organización. Todos en la organización deberían poder usarlo fácilmente. Debe tener una autonomía controlada para facilitar que los equipos trabajen de la manera que más les convenga.
- Captura de datos: Debe capturar todos los datos generados a partir de acciones manuales o automatizadas, para que los datos sean completos y comprensibles. La disponibilidad de datos permite a los equipos volverse más inteligentes y progresar constantemente. Esto ofrece facilidad para supervisar cualquier proceso comercial y sus unidades comerciales ( Por ejemplo, Gestión de solicitudes de viaje, gestión de eventos de marketing, tickets de soporte, incorporación de recursos).
- Almacenamiento de datos estructurados e intercambio de datos: Un sistema operativo de trabajo almacena todos los artefactos y activos relacionados con el trabajo en un lugar común. Esto ahorra tiempo y esfuerzo en la búsqueda de archivos y garantiza el control de versiones. Esto estimula consecutivamente la colaboración entre equipos. Un usuario puede utilizar los datos como están o bajo el marco de los bloques de construcción.
- Integración de datos y aplicaciones: El sistema operativo de trabajo permite a los usuarios vincular fuentes de datos externas y herramientas comerciales y de comunicación populares (herramientas de terceros para video, mensajería, documentos compartidos y correo electrónico) en un espacio de trabajo integrado para agregar contexto adicional. Esto permite a los usuarios continuar con sus herramientas deseadas, al mismo tiempo consolidar todo el trabajo en una plataforma compartida. Esto también ayuda a tomar decisiones basadas en datos y a resolver silos de datos.
- Paneles visuales: La visualización y análisis de datos es otra característica importante de un sistema operativo de trabajo. Te permite crear informes, generar métricas y visualizaciones dentro de un sistema. Esto es muy útil para las partes interesadas y los ejecutivos de la alta dirección para realizar un seguimiento del progreso del equipo, monitorear los recursos, tomar decisiones basadas en datos y ver diferentes aspectos de la misma información. Estos paneles brindan visibilidad a las partes interesadas sobre la salud actual de la empresa y garantizan la transparencia.
- Permisos y gobernanza: Incorpora funciones de establecimiento de permisos, autorizaciones y gobernanza para controlar quién puede ver, actualizar y editar contenido y quién puede integrar y automatizar el trabajo. Los equipos pueden trabajar a su propio estilo con la herramienta y, al mismo tiempo, seguir alineados de acuerdo con los estándares de la empresa.
- Seguimiento del progreso: Le permite realizar un seguimiento del progreso de cada elemento de trabajo y también realizar un seguimiento del desempeño individual y del equipo en comparación con los planes y plazos comprometidos.
- Comunicación en contexto: Esto le brinda una forma de tener una conversación dentro de un sistema. Puede comentar sobre tareas y actividades, agregar archivos adjuntos, etc. Esto ayuda a mejorar la colaboración y evitar correos electrónicos y reuniones innecesarios.
Barreras potenciales para la adopción del sistema operativo del trabajo
Como un sistema operativo de trabajo está diseñado para todos en la organización, en lugar de solo servir a un conjunto específico de empleados (por ejemplo, Jira para desarrolladores y probadores, Salesforce para equipo de ventas), no actúa esencialmente como un sustituto de otro software aplicaciones utilizadas para el trabajo. Más bien, por lo general, coloca todas esas aplicaciones de software en un solo lugar a través de integraciones.
Sus características varían en facilidad de uso y flexibilidad. Por lo tanto, es muy importante optar por la mejor herramienta según los requisitos de su organización y equipo.
Seguridad de datos
Tendrá acceso a todos los datos confidenciales de su organización, por lo tanto, debe verificar con mucho cuidado los cumplimientos de seguridad con el proveedor. Todos los proveedores deben asegurarse de que el producto cumpla con los requisitos reglamentarios locales y cualquier estándar de seguridad adicional requerido.
Estos pueden incluir el cumplimiento de GDPR (Reglamento general de protección de datos), la norma de seguridad de la información ISO 27001, la privacidad en la nube ISO 27018, los controles de sistema y organización: AICPA SOC1, AICPA SOC2, AICPA SOC3.
Debería haber auditorías periódicas por parte de terceros para verificar el cumplimiento de las normas de seguridad e informar si hay alguna infracción.
¿Cómo seleccionar el sistema operativo adecuado?
Al elegir el mejor sistema operativo, debe considerar los siguientes factores:
- Flexibilidad: Debe verificar si el sistema es lo suficientemente flexible para adaptarse al flujo de trabajo de su organización.
- Interoperabilidad : Dedique un tiempo considerable a determinar si la herramienta que va a implementar en su lugar de trabajo tiene el soporte de integración disponible para el software o las herramientas existentes que su organización está utilizando actualmente.
- Facilidad de adopción : ¿Comprueba cómo es la curva de aprendizaje de la herramienta? ¿Es fácil de usar y de entender? ¿Requiere conocimientos técnicos? ¿Podrán usarlo bien las personas que no son de TI? ¿Necesita contratar a alguien para que también lo gestione?
- Hora : Compruebe si le ayudará a reducir el esfuerzo manual y redundante mediante la automatización y ahorre tiempo en la gestión del trabajo diario.
En la siguiente parte de este tutorial, lo guiaremos a través de algunas de las mejores herramientas de SO de trabajo disponibles en el mercado. Puede seleccionar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de su organización y equipo.
=>> Contáctenos para sugerir una lista aquí.Principales proveedores de SO de trabajo
- monday.com (Mejor en general)
- Wrike
- Hoja inteligente
- Campamento base
- Herramientas de Microsoft - MS Planner y MS Project
Lo guiaremos a través de algunas ofertas de software populares. Puede elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su organización y equipo.
#1) monday.com
monday.com está considerado como el mejor sistema operativo de trabajo disponible en el mercado. Le brinda una plataforma visual todo en uno para planificar, realizar un seguimiento y colaborar en todo su trabajo de principio a fin.
Se integra muy bien con muchas aplicaciones populares como Dropbox, Excel, Google Calendar, Gmail, Google Drive, Slack, Trello, Zapier, Jira, herramientas de oficina de Microsoft, etc. Esta sólida capacidad de integración de monday.com lo convierte en un herramienta genial.
También le permite realizar una automatización sin código de los flujos de trabajo para reducir el esfuerzo en tareas menores. Puede automatizar tareas recurrentes como enviar recordatorios, actualizaciones de estado, archivar, etc.
En general, es una herramienta simple, intuitiva, flexible y versátil que le permite realizar una incorporación fácil y rápida de los miembros del equipo, personalizar los flujos de trabajo, crear y controlar paneles, herramientas de comunicación integradas para enviar mensajes directos y comentar sobre tareas y actividades, realizar un seguimiento del progreso a través de diferentes vistas como vista de calendario, vista de gráfico, vista de archivos, vista Kanban, vista de mapa, vista de línea de tiempo, etc.
Muchos grandes clientes, incluidos Uber, Adobe, Unilever, Schneider Electric, Costco Wholesale, etc., utilizan monday.com para gestionar su trabajo de forma eficaz.
Precios: Tiene un modelo de precios flexible que varía según la cantidad de usuarios y el plan elegido. El precio inicial es de $ 17 USD / mes para 2 usuarios. También ofrecen una prueba gratuita.
=> Visite el sitio web oficial de monday.com# 2) Wrike
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Wrike es también un sistema operativo líder en el trabajo que le ayuda a ganar visibilidad y una planificación sencilla. Ofrece colaboración basada en la nube y es escalable entre equipos en cualquier negocio.
Sus características incluyen paneles de control personalizables para diseñar sprints de equipo, diagramas de Gantt interactivos, plantillas para la asignación de recursos, comentarios, etiquetado de imágenes y videos, informes interactivos, widgets de panel de control para compartir, flujos de trabajo personalizables para adaptarse a las necesidades de su equipo.
Se integra con herramientas comerciales como Salesforce, GitHub, Google, Box, Microsoft, etc. Wrike es empleado por muchos grandes clientes en todo el mundo, a saber, Airbnb, Loreal, Mars, Google, Hootsuite, Tiffany & Co., Hawaiian Airlines, etc.
En general, es una herramienta de software sólida, pero es bastante difícil aprender a utilizarla de forma eficaz. También carece de la capacidad de crear una plantilla personalizada propia. Por lo tanto, funciona principalmente como una herramienta de gestión de proyectos y tareas, en lugar de un sistema operativo completo.
Precios: Hay diferentes planes según el tamaño y las necesidades del equipo. El precio inicial es de $ 9.80 / usuario / mes. También ofrecen un plan básico gratuito para hasta 5 usuarios. Además, también está disponible una prueba gratuita.
=> Visita el sitio web de Wrike# 3) Smartsheet
Smartsheet es un software flexible basado en la nube que permite a grandes equipos planificar, organizar, almacenar, administrar, visualizar, automatizar e informar sobre elementos de trabajo en toda la empresa, lo que le permite moverse más rápido, impulsar la innovación y lograr más.
Su característica principal son sus amplias capacidades de generación de informes. Puede crear informes y paneles detallados para estudiar datos en tiempo real desde una plataforma centralizada. También puede adjuntar documentos relevantes a tarjetas de tareas desde su máquina local o almacenamiento en la nube, asignar tareas a individuos y colaborar con equipos.
Al igual que monday.com, también admite la automatización del flujo de trabajo. Smartsheet también se integra con herramientas comerciales famosas como AWS, Jira, Microsoft Teams, Salesforce, Slack, etc. Sin embargo, carece de algunas de las funciones avanzadas de un sistema operativo de trabajo.
Smartsheet es menos adecuado para las pymes, ya que sus casos de uso principales son empresariales. Además, debido a su complejidad, es posible que deba tener un gerente de TI responsable, ya que no es muy intuitivo para usuarios no técnicos.
Precios: Tienen ediciones estándar y empresariales con precios personalizados. El precio inicial es $ 14 / mes / usuario. También está disponible una prueba gratuita.
Sitio web: Hoja inteligente
# 4) Campo base
Basecamp es la primera y más importante herramienta de gestión de tareas. Sin embargo, debido a algunas de sus características, también se puede considerar como un Sistema Operativo de trabajo sólido para equipos muy pequeños.
Sus características principales incluyen tablero de mensajes, lista de tareas pendientes, programación de eventos, almacenamiento de documentos y archivos en una ubicación centralizada, chats grupales y registros automáticos. También permite la integración con algunas herramientas populares de terceros. Sin embargo, no cuenta con herramientas sólidas propias para gestionar el trabajo y capturar datos.
Precios: La edición Basecamp Business le costará $ 99 al mes con todas las funciones, usuarios y proyectos ilimitados. También está disponible una prueba gratuita. La edición personal de la herramienta está disponible de forma gratuita con funciones limitadas.
Sitio web: Campamento base
# 5) Herramientas de Microsoft - MS Planner y MS Project
Microsoft ofrece dos herramientas diferentes, es decir, MS Planner y MS Project que actúan como un sistema operativo de trabajo.
MS Planner es una forma fácil y visual de organizar el trabajo en equipo, crear planes, invitar equipos y asignar tareas, programar la vista, agrupar y filtrar tareas, establecer notificaciones de fecha de vencimiento, configurar un tablero visual en el que simplemente arrastre y suelte las tareas, adjunte archivos, establezca etiquetas según los requisitos de su equipo.
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La herramienta MS Project ayuda a organizar proyectos de todos los tamaños. Sus características incluyen programación dinámica, coautoría, paneles de BI interactivos y flujos de trabajo automatizados.
Estas son herramientas muy avanzadas y, por lo tanto, se adaptan principalmente a gerentes de proyectos profesionales. Tienen una larga curva de aprendizaje, muchas horas de implementación y, en muchos casos, una TI dedicada para administrarlos.
Precios: Ofrecen soluciones locales y basadas en la nube. El precio inicial de un plan de proyecto muy básico es de alrededor de Rs. 700 / mes / usuario.
Sitio web: Herramientas de Microsoft
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Estas fueron las 5 herramientas principales que pueden servirle como sistema operativo de trabajo. Algunas otras buenas opciones incluyen Airtable (una base de datos de hojas de cálculo basada en la nube), Cola , Noción (una solución integral para Team wiki, gestión de proyectos y documentos compartidos), Asana (aplicación de gestión del trabajo móvil y basada en la web), Trello , deslizar , trabajo en equipo , Hice esto y Zoho .
Conclusión
En este tutorial, vimos cómo un sistema operativo de trabajo ayuda a centralizar los datos al romper los silos de datos, contextualizar la comunicación al romper los silos colaborativos y proporcionar visibilidad al romper los silos operativos.
En general, un sistema operativo de trabajo proporciona un centro centralizado para la gestión del trabajo y ayuda a lograr la agilidad empresarial.
Existe una variedad de herramientas disponibles en el mercado. Puede dedicar un tiempo a analizar cuál se adapta mejor a sus necesidades y luego finalizar la herramienta. La mejor parte es que casi todas las herramientas tienen una prueba gratuita disponible. Por lo tanto, puede probar de forma práctica antes de finalizar la herramienta para su organización.
=>> Contáctenos para sugerir una lista aquí.Lectura recomendada
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