atlassian confluence tutorial
Tutorial de Atlassian Confluence para principiantes: cómo utilizar el software Confluence
En nuestro tutorial anterior en este Serie de formación JIRA para todos , aprendimos sobre Zephyr para JIRA . Aquí, en este tutorial, exploraremos Atlassian Confluence en detalle.
Como se define en el diccionario Merriam-Webster, la palabra confluencia significa “Un venir o fluir juntos, un encuentro o un encuentro en un punto”.
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Fiel a la definición El software Confluence, desarrollado por Atlassian, es un software de colaboración en equipo que proporciona una plataforma común para que los equipos trabajen juntos y compartan información de manera eficiente.
Esta es una gran herramienta para centralizar el repositorio de conocimientos. Se puede pensar en Confluence casi como una wiki con herramientas avanzadas de creación de contenido.
los Confluencia La herramienta de colaboración de contenido está disponible tanto como SaaS, es decir, basada en suscripción alojada de forma centralizada en la nube, así como una aplicación autohospedada con la opción de instalar un servidor dedicado interno o utilizar Confluence Datacenters.
En este tutorial de Confluence, discutiremos las características de la opción basada en suscripción.
Descargar: Puede descargar esta herramienta desde esta página .
Lo que vas a aprender:
- ¿Por qué necesitamos Confluence?
- Ventajas
- Familiarizarse con la terminología
- Cómo crear y administrar su propio espacio y páginas
- Documento de muestra
- Algunas preguntas frecuentes
- Conclusión
- Lectura recomendada
¿Por qué necesitamos Confluence?
¿Con qué frecuencia sucede que los evaluadores generamos errores, solo para descubrir que los requisitos se cambiaron en algún momento después de que comenzara el desarrollo y, debido a la falta de comunicación sobre los probadores de cambios, no se les informó de este cambio antes de que comenzaran las pruebas?
Como resultado, el error informado se cierra como Inválido . Esto puede resultar frustrante para los evaluadores, ya que su credibilidad se ve afectada junto con la confusión y la incertidumbre sobre qué otros cambios no comunicados pueden estar presentes en la aplicación que se está probando.
Otra molestia común es cuando la información importante está oculta bajo cadenas de correos electrónicos en varios hilos de correo y es difícil de recuperar.
Las herramientas de colaboración son una buena solución para estos escenarios porque:
- Toda la información se almacena en una ubicación central, lo que la hace fácilmente accesible para todos los usuarios, por lo que ya no es necesario escanear cadenas de correo electrónico ni notas de reuniones para buscar la información requerida.
- Cualquier actualización realizada a la información genera una notificación a otros usuarios, lo que facilita a los usuarios mantenerse actualizados sobre las últimas discusiones.
- Esta herramienta tiene una curva de aprendizaje fácil, por lo que no requiere ninguna capacitación o certificación especial para comenzar a usar esta herramienta.
- Existen numerosas aplicaciones de la vida real para las que se puede utilizar la confluencia, discutiremos algunas de estas aplicaciones en este artículo.
Ventajas
# 1. Gestión de contenido
La gestión de contenido incluye la creación, mantenimiento, organización y eliminación de contenido. Las herramientas de creación de contenido son fáciles de usar e incluyen una variedad de funciones, desde formateo de texto básico, creación de tablas hasta vincular documentos e incrustar macros.
El contenido se puede organizar en espacios separados, ordenar y organizar en orden jerárquico según sea necesario.
# 2. Buscar
Esta herramienta admite una búsqueda de texto completo para todo el contenido. Los resultados de la búsqueda incluirán cualquier resultado que coincida con el texto del contenido principal y los comentarios de las páginas. Esto da como resultado una búsqueda muy detallada.
# 3. Plantillas de Confluence
Esta herramienta incluye algunas plantillas de mejores prácticas que se pueden utilizar para crear páginas preformateadas.
# 4. Integración con JIRA
JIRA y Confluence son desarrollados por Atlassian y tienen una integración perfecta entre sí. El trabajo de desarrollo se puede rastrear en JIRA y los informes correspondientes se pueden generar mediante enlaces automáticos.
# 5. Control de versiones de archivos y páginas
Como se trata de una herramienta de colaboración, no hace falta decir que sería utilizada por varios equipos multifuncionales en todos los niveles varias veces. Para realizar un seguimiento de los cambios realizados desde la última edición, Confluence guarda la versión anterior de páginas y archivos automáticamente.
Esta versión anterior se puede utilizar para comparar la diferencia o incluso revertir la última edición si es necesario.
# 6. Realimentación
Los comentarios del equipo en forma de comentarios se pueden colocar en las páginas y siempre se puede consultar o incluso buscar cuando sea necesario.
# 7. Gestión de usuarios
Se pueden configurar permisos basados en usuarios y grupos. Incluso es posible configurar permisos de visualización, edición y administración separados para cada espacio. Discutiremos el concepto de espacios en la siguiente sección.
# 8. Complementos y complementos
Esta herramienta tiene una amplia gama de complementos complementarios disponibles que se pueden utilizar para realizar funciones más allá de lo estándar que ofrece la herramienta. Algunos complementos populares son Draw.io Diagrams, Balsamiq Mockups, Scroll PDF exporter, etc.
Familiarizarse con la terminología
Tablero
El panel es la página de destino que ve un usuario que ha iniciado sesión después de iniciar sesión correctamente. El panel ofrece una instantánea rápida de las actualizaciones recientes del equipo junto con las actualizaciones recientes realizadas por el propio usuario.
Junto con las actualizaciones, el panel también muestra los espacios de los que el usuario es miembro. Discutiremos más espacios en la siguiente sección. La barra lateral que contiene actualizaciones y detalles del espacio se puede contraer para optimizar la experiencia de visualización.
A continuación se muestra un ejemplo del panel de Confluence.
El panel es personalizable y el administrador puede configurar un panel universal que todos los usuarios verán.
Concepto de espacios
Según el diccionario Merriam-Webster, uno de los significados de la palabra espacio significa “Una extensión limitada en una, dos o tres dimensiones”. Los espacios en esta herramienta son una forma de organizar el contenido. Los espacios se pueden considerar como contenedores de archivos individuales donde el contenido se puede clasificar y organizar de manera significativa.
No existe una regla estándar sobre cuántos espacios deben o deben crearse. El usuario puede crear cualquier cantidad de espacios con sus propios propósitos específicos para facilitar la colaboración dentro de los equipos.
A continuación se muestra un ejemplo de los espacios que se están creando en función de las diferentes unidades organizativas.
El directorio de espacios contiene una lista de todos los espacios creados por la confluencia. Puede navegar por los espacios según el tipo de espacio: sitio, personal o mis espacios. Mis espacios se refieren a los sitios creados por el propio usuario que inició sesión y pueden ser un sitio o un espacio personal.
A continuación se muestra un ejemplo del directorio espacial.
Confluence permite la creación de dos espacios: espacios de sitio y espacios personales. A continuación se muestra una comparación de estos tipos de espacios:
Característica | Espacios del sitio | Espacio personal |
---|---|---|
Propósito | Colaboración | Espacio de trabajo personal |
Accesible por | - Todos los usuarios de Confluence - El acceso se puede restringir en función de grupos de usuarios (similar a JIRA) | - Creador de espacio si el sitio está marcado como privado - Todos los usuarios de Confluence, si el espacio se hace público |
Incluido en el directorio Space | sí | No, accesible bajo el perfil personal del creador |
Barra lateral espaciadora
La barra lateral del espacio es un menú plegable en el espacio y las páginas y se usa para navegar por diferentes páginas. Las páginas se muestran en forma de estructura de árbol jerárquica.
El menú de encabezado está visible en todas las páginas y contiene el logotipo de Confluence y un menú predeterminado con opciones predeterminadas: espacios, personas, crear, menú de ayuda, notificaciones y administración de perfiles personales. Este menú de encabezado es personalizable y se pueden mostrar más opciones de menú según lo requiera el usuario
Esta página del panel es accesible desde cualquier página; el usuario puede hacer clic en el logotipo en el menú principal y el usuario será redirigido al panel.
Crear funcionalidad
La funcionalidad Crear se utiliza para crear nuevas páginas dentro de los espacios elegidos en el orden jerárquico deseado. Discutiremos esta funcionalidad con más detalle en la siguiente sección.
Esta imagen a continuación resume prácticamente las principales funcionalidades que utilizaría como usuario de confluencia:
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[Imagen fuente ]
Cómo crear y administrar su propio espacio y páginas
En esta sección, discutiremos cómo crear y administrar su propio espacio y páginas desde cero.
Paso # 1: Creando tu espacio
Ahora elige el tipo de espacio que quieres crear.
Ahora complete la información requerida en el siguiente paso. Se le pedirá que ingrese el nombre del espacio, una tecla de espacio y otro campo obligatorio u opcional según el tipo de espacio que elija.
La clave de espacio es una clave única que se utiliza en la URL del espacio y se genera automáticamente cuando el usuario escribe el nombre del espacio, pero puede cambiarlo si es necesario.
¡¡Enhorabuena, acaba de crear con éxito su primer espacio Confluence !!
Ahora pasemos a crear algunas páginas y contenido para compartir en este espacio recién creado.
Paso # 2: Creando nuevas páginas
Tiene la opción de crear una nueva página en blanco o elegir entre las plantillas disponibles. La primera página se creará como página principal. Las páginas siguientes se pueden crear en esta página principal o como una página separada, dependiendo de cómo desee estructurar su espacio.
- Creando una página en blanco
- Crear página a partir de plantillas disponibles
Dependiendo de la plantilla elegida, se le pedirá que realice algunos pasos adicionales como ingresar el nombre de la página, etc. Elegí la plantilla de reunión retrospectiva y se me pidió que ingresara el título y los participantes.
Se creará la nueva página y podrá editar y completar la información requerida.
Paso # 3: opciones de formato
Esta herramienta tiene una gran variedad de opciones de formato y visualización de texto. Analicemos brevemente algunas opciones de uso común de la barra de menú de formato de texto.
- Estilos de formato - hay varios estilos de construcción disponibles para el texto, p. Ej. Párrafo, títulos, citas, etc.
- Opciones relacionadas con la fuente - Se proporciona una funcionalidad básica para actualizar el color de la fuente, poner el texto en negrita, cursiva, etc.
- Liza - De forma predeterminada, se proporcionan 3 tipos de opciones de lista: lista de viñetas, lista numerada y lista de tareas. La lista de tareas se muestra con una casilla de verificación delante de ella. Se puede marcar una casilla de verificación después de que se realiza la tarea para indicar que se completó
- Alinear opciones - El texto se puede alinear a la izquierda, a la derecha o al centro según sea necesario
- Diseño de página - Con esta opción, el usuario puede definir secciones dentro del documento y administrar el diseño de la página.
- Insertar archivos e imágenes - El usuario puede cargar archivos e imágenes a la página como desee
- Insertar enlaces - el usuario puede agregar enlaces a otras páginas web u otras páginas de Confluence en los documentos de Confluence para una fácil referencia
- Trabajar con tablas - Las opciones de tabla y la barra de herramientas proporcionadas en el software Confluence son similares a las opciones de tabla en MS Word. Los símbolos se explican por sí mismos y la funcionalidad es fácil de entender y usar.
- Insertar más opción de contenido - Ya existen opciones predeterminadas disponibles en Confluence para insertar archivos e imágenes, insertar enlaces y crear tablas. Para cualquier contenido adicional, como agregar hojas de Google o insertar complementos, etc., usamos la opción Insertar más contenido
Documento de muestra
A continuación se muestra una página de muestra que creé para demostrar algunas de las funcionalidades que discutimos hasta ahora.
Algunas preguntas frecuentes
P # 1) Esta herramienta parece ser una excelente manera de compartir y almacenar información. ¿Puede proporcionar algunas aplicaciones prácticas?
Esta herramienta se puede utilizar en los diversos entornos técnicos y no técnicos.
Algunas aplicaciones son las siguientes:
- Como base de conocimientos - Una base de conocimientos es básicamente un depósito de información. Por lo general, contiene documentación sobre cómo hacer ciertas cosas y tal vez incluso información sobre cómo solucionar problemas de productos. Un ejemplo de esto puede ser que el equipo de control de calidad gestione y comparta información sobre procesos, cómo probar documentos, artículos informativos, consejos para la resolución de problemas, etc.
- Como tu propia Intranet - Intranet se refiere a una red interna de cualquier organización y es un centro para mostrar y compartir información. Un ejemplo de esto puede ser un espacio creado por el departamento de Recursos Humanos para compartir políticas de la empresa, políticas de vacaciones, próximos eventos, guías de usuario para herramientas comunes como Solicitud de tiempo libre, etc. La información se puede compartir fácilmente y el acceso está restringido a los usuarios de Confluence. dentro de su empresa para que sea una plataforma segura
- Para equipos de software - Para los equipos de software, esta herramienta se puede utilizar para escribir y administrar los requisitos del producto, crear y compartir notas de la versión, colaborar y registrar las decisiones del equipo, crear documentación técnica, crear blogs para compartir el progreso de los equipos, etc.
P # 2) Quiero reorganizar las páginas en mi espacio. ¿Cómo puedo hacer eso?
Esta herramienta proporciona la funcionalidad para mover y reordenar sus páginas dentro del espacio según lo desee el usuario. La operación es una operación de arrastrar y soltar bastante simple que le permite reordenar páginas bajo el mismo padre o mover páginas de un padre a otra página principal.
Para mover o reordenar una página, vaya a Herramientas espaciales-> haga clic en Herramientas de contenido -> Haga clic en Reordenar páginas.
Haga clic en el nombre del espacio para expandir las ramas del espacio. Ahora arrastre las páginas requeridas y suéltelas en una ubicación requerida. Alternativamente, también puede ordenar las páginas alfabéticamente.
P # 3) Necesito encontrar detalles sobre un proyecto / documento, ¿cómo lo busco?
Hay 2 formas de buscar contenido en esta wiki de Confluence, puede usar la identificación de navegación rápida o puede hacer una búsqueda completa. Cuando un usuario comienza a escribir texto en la barra de búsqueda en un encabezado, la ayuda de navegación rápida comienza a mostrar resultados coincidentes de forma predeterminada.
Después de poner una palabra clave de búsqueda y presionar Enter, se activa el modo de búsqueda completa. La herramienta buscará todos los espacios, perfiles, etc. para buscar resultados coincidentes. Una vez que se muestran los resultados, puede refinar los resultados de la búsqueda por autor, por espacios, por la última fecha de modificación o según el tipo de contenido.
P # 4) Estoy en proceso de finalizar el contenido de mi página y eso requeriría muchas ediciones. ¿Cómo evito enviar spam al buzón de correo de todos enviando una notificación a las personas sobre cada actualización que hago?
¡Es muy fácil! Cuando se crea la página por primera vez, la notificación se envía a todos los usuarios de Confluence de ese espacio. Esto está configurado de forma predeterminada, sin embargo, podemos controlar cuándo queremos enviar (o no queremos enviar) notificaciones sobre ediciones posteriores y actualizaciones realizadas en la página.
Recuerde seleccionar esta casilla de verificación una vez que esté listo para compartir las actualizaciones con otros usuarios.
P # 5) Si tengo comentarios sobre el contenido del documento de confluencia, ¿cuál es la mejor manera de proporcionarlos?
Utilice la sección de comentarios. Deje sus comentarios en el documento, la notificación se enviará a todos los usuarios. Los usuarios podrán ver su comentario y podrán optar por responder a su comentario, dar me gusta a su comentario e incluso publicar su propio comentario.
P # 6) Recibí una notificación de que alguien me mencionó en su página, ¿qué significa eso?
Esto significa que la persona que te mencionó en una página particular de Confluence necesita tu atención en algo o te ha asignado una tarea.
P # 7) Alguien actualizó el documento original, ¿cómo sé quién cambió qué en mi documento?
Una de las características importantes del control de versiones y la conservación de un historial de actualizaciones de documentos. Puede ir al historial de la página y verificar quién actualizó el documento.
Desde esta página, puede seleccionar las versiones de la página que desea comparar y averiguar los cambios exactos que se realizaron. La siguiente captura de pantalla muestra una comparación entre dos versiones seleccionadas de la página.
Conclusión
Confluence es una herramienta de colaboración en equipo muy eficaz y se puede utilizar para la gestión del conocimiento, con fines de documentación, como una intranet para compartir información interna y potencialmente eliminar la comunicación de cambios a través de correos electrónicos.
La información ingresada en Confluence se puede administrar con facilidad y se puede buscar todo el contenido.
Con la confluencia, las empresas pueden eliminar la necesidad de espacio de almacenamiento físico o unidad compartida. Varios equipos pueden utilizar esta herramienta para proporcionar las políticas, incentivos, anuncios, etc. de la empresa más actualizados, los equipos de proyectos técnicos pueden utilizarla para gestionar requisitos, planificar un proyecto, compartir conocimientos sobre procesos, compartir mejores prácticas, etc.
Parece ser una gran herramienta para compartir conocimientos, pero ¿cómo ayuda eso a nuestra comunidad de probadores?
Bueno, para empezar, el conocimiento de esta herramienta se suma a nuestras habilidades. Puede actuar como una guía de referencia rápida siempre que tengamos alguna pregunta o necesitemos la información más actualizada.
Para los gerentes de control de calidad, Confluence proporciona una gran plataforma para compartir información con el equipo sobre las mejores prácticas de prueba, cómo probar documentos, guías de resolución de problemas, planificación de proyectos de automatización, actualizaciones y anuncios, etc.
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¿Utiliza la herramienta Atlassian Confluence en el trabajo? Háganos saber sus pensamientos y experiencias en los comentarios a continuación.
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